LIS-integration - underlag för regional kontaktperson

Detta dokument är avsett att användas som underlag för introduktion av tilltänkt regional kontaktperson. Dokumentet beskriver kortfattat projektets bakgrund och mål, identifierade aktiviteter, samt uppdrag och ansvar för regional kontaktperson.

Inledning

Svenska biobanksregistret (SBR) innehåller information om hälso- och sjukvårdens sparade biobanksprov. Genom att samla information om biobanksprov i ett gemensamt system, blir det enklare att genomföra samtyckesbegränsningar och söka efter prov som kan vara till nytta för både vård och forskning. För att nå ett gemensamt nationellt heltäckande system behöver regionernas laboratorieinformationssystem (LIS), eller motsvarande källa till information om biobanksprov, anslutas till SBR, vilket i detta dokument benämns som LIS-integrationsarbetet.

LIS-integrationsarbetet har sin grund i det kommunala samverkansavtal för SBR som regionernas hälso- och sjukvårdsdirektörer beslutat om 2020. I detta avtal ingår genomförandet av integration mellan regionernas LIS och SBR, i syfte att relevanta delar av information om biobanksprov ska bli sökbar på nationell nivå för att skapa bättre förutsättningar för regionerna att uppfylla kraven i Biobankslagen.

Projektledning

En teknisk projektledare har tagits in. Arbetet som sker under teknisk projektledning bedrivs tillsammans med berörda regioner och LIS-leverantörer. Arbetet inkluderar genomförande av minst en pilot för varje LIS, där LIS:et ansluts till SBR för att säkerställa att integrationen fungerar.

Efter att teknisk projektledare avslutat sitt uppdrag kommer RBC-SVIT (Support, Verksamhetstöd och IT) vara den gruppering som regioner ska kontakta vid kommande anslutningar.

Projektets genomförande

För att få till stånd integration mellan LIS och SBR, måste LIS-leverantörerna implementera stöd för integration med SBR. För att detta ska kunna tas fram till lägsta möjliga kostnad behöver regionerna samverka kring utformningen av en offertförfrågan till varje leverantör. Offertförfrågan ska gälla en lösning som kan nyttjas av samtliga kunder. Regionerna gör en första bedömning av leverantörens svar, därefter kommer offerten bedömas av projektet och ledningsgruppen för Biobank Sverige för beslut om finansiering. Efter ett positivt beslut genomförs beställning av utvecklingen. Test och införande sker för varje system först hos en gemensamt överenskommen pilotregion. Erfarenheter från pilotregionen tillvaratas för att säkra smidigast möjliga införande i efterföljande regioner.

Arbetet avgränsas i en första fas till system som används inom patologi / cytologi och mikrobiologi. Inom dessa discipliner finns merparten av biobanksproverna. Om system som används inom dessa discipliner även används inom ytterligare discipliner bör dessa discipliner inkluderas i den initiala anslutningen till SBR.

Finansiering

Projektet avser stå för leverantörens kostnader för utveckling av gemensam lösning samt leverans och införande i samtliga kundregioner. Projektet kommer inte att stå för de interna kostnader som uppstår i en region under förberedande arbete och vid anslutning, ej heller eventuella löpande kostnader som uppstår vid anslutning.

Projektets arbete med förankring i regionerna

Projektet har under Q3 2024 förankrats hos regionernas IT-direktörer via deras samverkansforum SLIT och hos regionernas chefsarkitekter via regionernas arkitekturråd, som sammankallas av Inera. Representanterna i arkitekturrådet har åtagit sig att vara kontaktpersoner för arkitekturfrågor för projektet.

För att driva och samordna arbetet inom regionerna, samt etablera samverkan med andra regioner, behövs en regional kontaktperson. I några regioner har kontaktpersoner redan utsetts, men i flertalet regioner saknas i nuläget denna kontaktperson. Under Q4 2024 har projektet inlett arbete med att med hjälp av RBC-SVIT-gruppen hitta regionala kontaktpersoner. Detta underlag avser att vara ett stöd i det arbetet.

Samverkan mellan regionerna behöver etableras för att gemensamt hantera kontakt med leverantör, offertförfrågan och beställning för respektive system. Där existerande produktråd finns på plats bör dessa engageras.

Arbete som behöver göras tillsammans med regionerna

En stor del av arbetet med LIS-integration behöver göras i samverkan mellan regionerna för att nå gemensamma överenskommelser. Nedan listas identifierade aktiviteter som bör genomföras i samverkan med de andra regioner som är kunder till en viss systemleverantör.

• Samverka kring utformningen av offertförfrågan till leverantör. Det finns en framtagen mall att utgå ifrån. Offertförfrågan kan behöva ta hänsyn till om någon region har specifika önskemål kring den tekniska lösningen eller önskar förse SBR med data genom egen lösning, t.ex. via uttag från ett datalager.

• Utvärdera inkomna offerter. Offert som accepteras av kundgruppen överlämnas sedan till teknisk projektledare för godkännande och beslut om finansiering.

• En pilotregion behöver utses för varje system som omfattas av offerten. Pilotregionen går igenom test och driftsättning innan övriga regioner ansluts. (Observera att Region Uppsala redan är utsedd pilotregion för Sympathy från leverantören TietoEvry)

• Tillsammans med leverantören ska en plan läggas upp för test och införande i övriga regioner

• Enligt offert och vad man utöver denna gemensamt kommit överens om beställs utveckling och införande av leverantören.

• Utvärdera införandet i pilotregionen och vid behov göra anpassningar för att säkra ett smidigt införande i övriga regioner.

Information om den tekniska lösningen kan hittas i Interoperabilitetsspecifikation - Svenska biobanksregistret (work in progress) och API-beskrivning på BiS IT.s publika wiki Här hittas också mer info kring projektet.

Regionsinterna aktiviteter

Följande identifierade aktiviteter rör arbete som behöver utföras internt inom regionerna. Vissa av aktiviteterna handlar om att ta fram underlag för regionsgemensamt arbete.

• Etablera arbetsgrupp (mer kring detta nedan) och kontaktytor mellan aktuella labbdiscipliner och lokal/regional IT, enligt behov inom aktuell region.

• Identifiera interna processer och kontaktvägar för att få till stånd de beslut som krävs inför offertförfrågan och beställning.

• Informera berörda verksamheter om projektet och hur de kan komma att påverkas (t.ex. ny version av system, nya krav kring informationshantering).

• Säkerställ att aktuella LIS i regionen stämmer överens med den nationella sammanställningen av regionernas LIS.

• Identifiera om det finns aktuella arbeten att ta hänsyn till, t.ex. byte av system.

• Säkerställ att teknisk kompetens utreder och vid behov etablerar tekniska förutsättningar för integration med aktuella LIS.

• Ta reda på om regionen har intresse av att vara pilotregion för något av de system man använder. Att vara pilot har fördelar i att man tidigare blir klar, och att arbetet genomförs med extra stöd från projektet.

• Inventera befintliga avtal. Integrationen mot SBR föreslås hanteras via tillägg på befintligt avtal med leverantören. PUB-avtal för regionernas överföring av information till SBR är redan upprättade och behöver således inte tas fram inom detta uppdrag.

• Säkerställ att den information som ska överföras stämmer med krav från SBR.

• SBR ställer krav på tillståndshantering i LIS, så att tillståndsförändringar för biobanksprov kan överföras till SBR. I grunden måste man i systemet kunna avgöra vilka prov som är biobanksprov (dvs omfattas av Biobankslagen). Det innebär också att händelser kring provet som idag kanske inte registreras i LIS nu måste registreras, eftersom händelsen innebär att provet ska skickas till eller raderas från SBR. Det behövs därför en analys av processerna för provhantering för att säkra att alla relevanta händelser fångas i systemet, och att kravställningen på systemet blir korrekt.

• Bestäm strategi för hantering av befintligt data i SBR. För vissa regioner finns data i SBR, som har migrerats från det tidigare SBR-systemet hos Inera. Detta data har inte uppdaterats efter migreringen, och är med all sannolikhet inte längre helt i synk med datat i källsystemet (vilket i nuläget är ok eftersom datat enbart kan användas i forskningssyfte). Anslutningsbeskrivningen säger att befintligt data ska överföras vid anslutning, och det åligger leverantören att tillhandahålla en lösning för detta. Rekommenderad lösning för befintligt data är att radera detta innan anslutning, för att vid anslutning överföra datat till SBR på nytt. Hantering av befintligt data är en del av de frågeställningar som beskrivs i dokumentationen kring Livscykelhantering.

• För att SBR ska kunna svara på om det kan finnas prover som inte hittas i aktuell sökning behöver systemet, förutom att veta omfattningen på vad som kan sökas i en provsamling ha tillgång till information om prov/provsamlingar som inte har tillgängliggjorts via integrationen. Denna information behöver tillhandahållas till BiS IT, som registrerar informationen i SBR. Detta kan avgränsas till de discipliner som ingår i planerad anslutning.

  • Omfattning på data i SBR: SBR behöver hålla information om vad som finns tillgänglig i varje sökbar provsamling. Vilken typ av prov och för vilken tidsperiod finns det information?

  • Icke överfört data: SBR behöver hålla information om prov som inte tillgängliggjorts i SBR. Detta gäller både om det finns delar i en sökbar provsamling som inte finns i SBR, till exempel för att man beslutat att inte tillgängligöra hela historiken, prov som finns tillgängliga i system som inte är aktuella att ansluta (t.ex. gamla system som är försatta i läs-läge) eller prov som inte är digitaliserade. Genom tillgång till denna information kan SBR svara på om en huvudman har prov inom aktuella sökkriterier, med säkerhet inte har prov, eller om det kan finnas prov.

• Efter leverans från leverantör:

  • Hantera installation av uppdatering för LIS:et i test- och produktionsmiljöer

  • Teknisk uppsättning av integration mellan LIS och SBR. Innefattar t.ex. konfiguration av brandväggar och certifikat.

  • Genomförande av test och produktionssättning i den egna regionen.

Uppdrag och ansvar för regional kontaktperson

Regional kontaktperson ska vara primär kontakt för LIS-integrationsprojektet och ansvarar för initiering av arbetet i regionen och arbetar för att rätt ansvar och uppgifter tilldelas rätt personer. Arbete som behöver genomföras är t.ex. etablering av den regionala arbetsgruppen, samverkan med andra regioner inom relevanta kundgrupper, genomförandet av övriga i listan ovan upptagna aktiviteter, samt eventuella ytterligare aktiviteter som krävs för realiseringen av LIS-integration. Det står varje region fritt att organisera arbetet enligt sina förutsättningar, och delar av ansvaret kan internt fördelas på olika resurser.

Som nämnts ovan finns ett åtagande från regionernas chefsarkitekter att vid behov vara kontaktperson i arkitekturfrågor. Chefsarkitekten bör kontaktas vid etableringen av arbetsgruppen om inte de resurser man anser sig behöva på IT-sidan redan identifierats.

Det centrala projektet kommer löpande stödja det regionala arbetet och verka för att det gemensamma arbetet ska fortskrida på bästa sätt.