Versions Compared

Version Old Version 21 New Version Current
Changes made by

martin.hellstrand@skane.se

Hanna Fransson

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

Beskrivning

Digitalisera processen när forskare vill få tillgång till prov i biobank. Detta gäller både befintliga prov och nyinsamlade prov. Från insamling till uttag (ansökningar och avtal). Ett utredningsarbete behöver påbörjas för att rita upp processer och sedan bryta ner aktiviteten till funktionella delleveranser.

Kopplat till syfte med SBR

  • Administrativt stöd till verksamheten och forskare

  • Underlätta att följa biobankslagen (med avseende på spårbarhet och avtal)

Mål

  • Överblick av pågående studier och kopplade avtal för både personal och forskare

  • Förenkla ansökningsprocessen för forskare
    Mål: Färre frågor kring processen (t.ex. vilket avtal ska jag använda mig av) och kompletteringsrundor

  • Minska kompletteringsrundor
    Nuläge: 85% av inkommna biobanksansökningar kräver komplettering.

  • Minimera manuellt inmatningsarbete vid handläggning och ansökan för att spara tid och minska risken för felFörenklad handläggning

  • Nuläge: X timmars arbete per biobanksansökan (inklusive registrering av provsamling i SBR och avtalshantering)Handläggningsstöd för harmonisering

Intressenter

  • Verksamhet

  • Forskare

Preliminär tidplan

Q1Q3- Q4 2023 med fortsättning 2024.

Kommer att innebära både utredning och utvecklingsarbete. Utveckling kan påbörjas när utredningsarbetet för respektive delleverans är klar.

Finansiering

  • Regional finansiering enligt samverkansavtal

  • För forskningsspecifik utveckling skulle VR-medel kunna användas.

Resurser

  • Produktägare – 30% - 210.000

  • Arkitekt – 30% - 285.000Utveckling – 130% - 2.145.000

  • Utvecklare

  • Verksamhetsresurs: Handläggare RBC, Biobanksansvarig, Biobankssamordnare, Forskare

Planerat innehåll

  • Definiera vad som ska ingå i en första leverans- förslag tas fram tillsammans med referensgrupp

  • Förslag på vad som ska ingå beslutas av ledningsgrupp

  • Påbörja arbete med referensgrupp för detaljerad kravbild utifrån beslut av från ledningsgrupp

  • Val av arkitektur

Status

Pågående aktiviteter

  • Påbörjat kravarbete och genomgång av befintliga dokument.

  • Val av arkitektur

Klart för leverans

  •  Kartläggning av processer och behov tillsammans med referensgrupp
  •  Beslut från ledningsgrupp om vad som ska ingå i en första leverans.
  •  Förslag på flödesschema tas fram inför workshop med verksamheten
  •  Workshop har genomförts med syftet att nationellt förankra planerad prioriterad process där verksamheten hade möjlighet att lämna synpunkter och ställa frågor.
  •  Påbörjat kravarbete och genomgång av befintliga dokument
  •  Val av arkitektur- utvecklingsteamet

Beslut om vad som ska ingå i en första leverans- fattades av BIS ledningsgrupp 5/9 2023

Tjänst för sökanden

  • Ska stödja både svenska och engelska.

  • Stöd för att annan än den som signera ska kunna hantera och justera ansökan och att flera kan hantera samma ansökan.

  • Startsida för sökanden med vägledning i processen- beroende på vad sökanden ska göra

  • Möjlighet till förhandsgranskning av etikansökan och eventuell forskningspersonsinformation (uppladdning av dokument)

  • Hänvisning till rådgivning inför ansökan regulatorisk och operativ

  • Hantera, justera och skicka in initiala och ändringsansökningar för inrättande och tillgängliggörande av prov för forskning med ansvarig biobank inom regionen.

  • Notifieringar och stöd genom ansökningsprocessen

  • Möjlighet att kunna teckna avtal elektroniskt med Mobilt Bank ID och Freja eID+. (målsättningen är att även kunna teckna MTA i första leverans)

  • Överblick- påbörjade, inskickade och beslutade ansökningar, sammanställd dokumentation.

...

  • Integration mellan BISKIT och SBR för hantering av biobanksansökan

Status

Pågående aktiviteter

  • Framtagande av skisser och genomgång av dokument.

Utredningsaktiviteter

  •  Kartläggning av processer och behov tillsammans
  •  Beslut från ledningsgrupp om prioriterad process.
  •  Genomlysning av behov av data med intressentgrupp
  •  Framtagande av skisser
  •  Genomgång av skisser tillsammans med referensgrupp
  •  Val av arkitektur- utvecklingsteamet
  •  Förslag på flödesschema tas fram inför workshop med verksamheten
  •  Workshop har genomförts med syftet att nationellt förankra planerad prioriterad process där verksamheten hade möjlighet att lämna synpunkter och ställa frågor.

...

Inom planerad tidsplan

Ja

Hur påverkas verksamheten?

Nytt processtöd för biobanksansökan.