Beskrivning
Digitalisera processen när forskare vill få tillgång till prov i biobank. Detta gäller både befintliga prov och nyinsamlade prov. Från insamling till uttag (ansökningar och avtal). Ett utredningsarbete behöver påbörjas för att rita upp processer och sedan bryta ner aktiviteten till funktionella delleveranser.
Kopplat till syfte med SBR
Administrativt stöd till verksamheten
Underlätta att följa biobankslagen (med avseende på spårbarhet och avtal)
Mål
Överblick av pågående studier och kopplade avtal för både personal och forskare
Förenkla ansökningsprocessen för forskare
Mål: Färre frågor kring processen (t.ex. vilket avtal ska jag använda mig av) och kompletteringsrundorMinska kompletteringsrundor
Nuläge: 85% av inkommna biobanksansökningar kräver komplettering.Minimera manuellt inmatningsarbete vid handläggning och ansökan för att spara tid och minska risken för fel
Förenklad handläggning
Nuläge: X timmars arbete per biobanksansökan (inklusive registrering av provsamling i SBR och avtalshantering)Handläggningsstöd för harmonisering
Intressenter
Verksamhet
Forskare
Preliminär tidplan
Q1Q3- Q4 2023 med fortsättning 2024. Kommer att innebära både utredning och utvecklingsarbete. Utveckling kan påbörjas när utredningsarbetet för respektive delleverans är klar
Utredning och arkitekturell lösning.
Finansiering
Regional finansiering enligt samverkansavtal
För forskningsspecifik utveckling skulle VR-medel kunna användas.
Resurser
Produktägare – 30% - 210.000
Arkitekt – 30% - 285.000
Utveckling – 130% - 2.145.000
Verksamhetsresurs: Handläggare RBC, Biobanksansvarig, Biobankssamordnare, Forskare
Planerat innehåll i en första leverans
Tjänst för sökanden
Ska stödja både svenska och engelska.
Stöd för att annan än den som signera ska kunna hantera och justera ansökan och att flera kan hantera samma ansökan.
Startsida för sökanden med vägledning i processen- beroende på vad sökanden ska göra
Möjlighet till förhandsgranskning av etikansökan och eventuell forskningspersonsinformation (uppladdning av dokument)
Hänvisning till rådgivning inför ansökan regulatorisk och operativ
Hantera, justera och skicka in initiala och ändringsansökningar för inrättande och tillgängliggörande av prov för forskning med ansvarig biobank inom regionen.
Notifieringar och stöd genom ansökningsprocessen
Möjlighet att kunna teckna avtal elektroniskt med Mobilt Bank ID och Freja eID+. (målsättningen är att även kunna teckna MTA i första leverans)
Överblick- påbörjade, inskickade och beslutade ansökningar, sammanställd dokumentation.
...
Integration mellan BISKIT och SBR för hantering av biobanksansökan
Status
Pågående aktiviteter
Framtagande av skisser och genomgång av dokument.
Utredningsaktiviteter
- Kartläggning av processer och behov tillsammans
- Beslut från ledningsgrupp om prioriterad process.
- Genomlysning av behov av data med intressentgrupp
- Framtagande av skisser
- Genomgång av skisser tillsammans med referensgrupp
- Val av arkitektur- utvecklingsteamet
- Förslag på flödesschema tas fram inför workshop med verksamheten
- Workshop har genomförts med syftet att nationellt förankra planerad prioriterad process där verksamheten hade möjlighet att lämna synpunkter och ställa frågor.
Klart för leverans
Inom planerad tidsplan
Ja
Hur påverkas verksamheten?
Nytt processtöd för biobanksansökan.