Digital biobanksansökan- SBR-Ingång för forskning

Beskrivning

Digitalisera processen när forskare vill få tillgång till prov i biobank. Detta gäller både befintliga prov och nyinsamlade prov. Från insamling till uttag (ansökningar och avtal). Ett utredningsarbete behöver påbörjas för att rita upp processer och sedan bryta ner aktiviteten till funktionella delleveranser.

Kopplat till syfte med SBR

Administrativt stöd till verksamheten
Underlätta att följa biobankslagen (med avseende på spårbarhet och avtal)

Mål

Överblick av pågående studier och kopplade avtal för både personal och forskare
Förenkla ansökningsprocessen för forskare
Mål: Färre frågor kring processen (t.ex. vilket avtal ska jag använda mig av) och kompletteringsrundor
Minska kompletteringsrundor
Nuläge: 85% av inkommna biobanksansökningar kräver komplettering.
Minimera manuellt inmatningsarbete vid handläggning och ansökan för att spara tid och minska risken för fel
Förenklad handläggning
Nuläge: X timmars arbete per biobanksansökan (inklusive registrering av provsamling i SBR och avtalshantering)

Intressenter

Verksamhet
Forskare

Preliminär tidplan

Q1- Q4 2024

Kommer att innebära både utredning och utvecklingsarbete. Utveckling kan påbörjas när utredningsarbetet för respektive delleverans är klar.

Finansiering

Regional finansiering enligt samverkansavtal
För forskningsspecifik utveckling skulle VR-medel kunna användas.

Resurser

Produktägare – 30% - 210.000
Arkitekt – 30% - 285.000
Utveckling – 130% - 2.145.000
Verksamhetsresurs: Handläggare RBC, Biobanksansvarig, Biobankssamordnare, Forskare

Planerat innehåll i en första leverans

Tjänst för sökanden

Ska stödja både svenska och engelska.
Stöd för att annan än den som signera ska kunna hantera och justera ansökan och att flera kan hantera samma ansökan.
Startsida för sökanden med vägledning i processen- beroende på vad sökanden ska göra
Möjlighet till förhandsgranskning av etikansökan och eventuell forskningspersonsinformation (uppladdning av dokument)
Hänvisning till rådgivning inför ansökan regulatorisk och operativ
Hantera, justera och skicka in initiala och ändringsansökningar för inrättande och tillgängliggörande av prov för forskning med ansvarig biobank inom regionen.
Notifieringar och stöd genom ansökningsprocessen
Möjlighet att kunna teckna avtal elektroniskt med Mobilt Bank ID och Freja eID+. (målsättningen är att även kunna teckna MTA i första leverans)
Överblick- påbörjade, inskickade och beslutade ansökningar, sammanställd dokumentation.

System för handläggare utredare

Stöd för förhandsgranskning av etikansökan och FPI utifrån checklista
Stöd för förhandsgranskning av dokumentation från LV utifrån checklista
Stöd för strukturering av information som krävs för ansökan utifrån utifrån nya lagens process
Kontaktuppgifter till sökanden för att möjliggöra notifieringar
Möjlighet att flera handläggare/utredare inom och utom huvudmannen ska kunna hantera samma ansökan för att kunna hjälpa varandra
Granskningsstöd för ansökan utifrån checklista
Spårbarhet för hela granskningsprocessen från förhandsgranskning till skapande av avtal
Automatisk avtalsgenerering
Möjlighet att ladda ner uppskapade (ännu ej signerade) avtal för andra signeringslösningar än det systemet erbjuder.
Möjlighet att kunna teckna avtal elektroniskt med SITHS (målsättningen är att även kunna teckna MTA i första leverans).
Möjlighet att ladda ner kryptografiskt signerade avtal (PDF/A) för digital diarieföring.
Överblick av pågående studier och samlad dokumentation

Övergripande

Integration mellan BISKIT och SBR för hantering av biobanksansökan

Status

Pågående aktiviteter

Framtagande av skisser och genomgång av dokument.

Utredningsaktiviteter

Kartläggning av processer och behov tillsammans
Beslut från ledningsgrupp om prioriterad process.
Genomlysning av behov av data med intressentgrupp
Framtagande av skisser
Genomgång av skisser tillsammans med referensgrupp
Val av arkitektur- utvecklingsteamet
Förslag på flödesschema tas fram inför workshop med verksamheten
Workshop har genomförts med syftet att nationellt förankra planerad prioriterad process där verksamheten hade möjlighet att lämna synpunkter och ställa frågor.