För referensgrupp/-person

Ni har blivit inbjudna att delta som representanter för verksamheten i arbetet med att utveckla nya nationella IT-system. Er roll är avgörande för att det färdiga systemet ska bli användbart, relevant och skapa nytta.

Ett välutvecklat IT-system kan underlätta arbetet och skapa nya möjligheter för hur arbetsuppgifter kan lösas. Det handlar inte bara om att ersätta de manuella processerna vi använder idag, utan om att systemet ska bidra till att uppnå verksamhetens övergripande mål på ett effektivare sätt. Det krävs att vi är öppna för att förändra vårt sätt att arbeta för att kunna utnyttja de nya möjligheterna som tekniken ger.

Här följer information om vad ert uppdrag innebär.

Er roll och ert ansvar

Som representanter i referensgruppen är ni länken mellan verksamheten och utvecklingsarbetet. Ni har ansvar för att:

Bidra med er kunskap och erfarenhet från den dagliga verksamheten.
Identifiera behov – vad måste systemet klara av för att stötta ert arbete på ett effektivt sätt?
Testa lösningar och ge återkoppling under utvecklingens gång.
Företräda verksamheten – ni representerar inte bara era personliga åsikter, utan helheten i verksamhetens behov.

Behov vs. önskemål

Det är viktigt att skilja på:

Behov: Det som är absolut nödvändigt för att kunna utföra arbetsuppgifter, följa lagar och regler, eller nå uppsatta mål.
Önskemål: Det som vore trevligt att ha, hur man personligen gillar att göra saker men som inte är avgörande för att arbetet ska fungera.

Vi behöver fokusera på behoven först – de är grunden för en stabil och användbar lösning.

Verksamheten i fokus

Systemet ska stödja verksamheten – inte tvärtom. Tänk hela tiden på:

Hur systemet kan underlätta vardagen för kollegor.
Hur det kan bidra till effektivare arbetssätt.
Hur det kan hjälpa till att uppfylla verksamhetens mål och riktlinjer.
Att det gäller verksamheten i ett nationellt perspektiv

Vikten av att testa

Ni kommer att få möjlighet att testa systemet under utvecklingen:

Ta tillfället i akt – ni kan upptäcka brister eller förbättringsområden i tid.
Era synpunkter kan påverka både funktionalitet och användarvänlighet.
Det är ofta billigare och enklare att rätta till problem tidigt i processen än i slutet.

Produktägarens roll

Produktägaren (PO) är den person som har det övergripande ansvaret för att utvecklingen sker i rätt riktning. PO:

Prioriterar vilka funktioner som ska utvecklas och när.
Ansvarar för att balans finns mellan verksamhetsnytta, tekniska förutsättningar och resurser.
Har mandat att fatta beslut kring krav, omfattning och prioriteringar.

PO kommer att ta del av era synpunkter och väga in dem i besluten – men allt kommer inte att göras som ni önskar.

Stegvisa leveranser, fokus på värde inte perfektion

Agilt arbete innebär att leveranser av IT-systemet sker i mindre delar över tid – inte allt på en gång

De första leveranserna är ofta ofullständiga och kan sakna vissa funktioner eller finesser. De är till för att testa, ge feedback och förbättra.
Vi prioriterar det som ger mest nytta först. Allt kanske inte ser färdigt ut direkt – det viktigaste är att det fungerar tillräckligt bra för att utvärdera.
Det kan ibland kännas frustrerande att inte se helheten direkt. Försök att se varje steg som en pusselbit som leder till ett bättre slutresultat.

Avslutningsvis

Ert deltagande är otroligt värdefullt. Genom att bidra med era erfarenheter och testa lösningar hjälper ni till att skapa ett system som faktiskt fungerar i praktiken. Tveka inte att ställa frågor, vara nyfikna och utmana – det är så vi bygger ett riktigt bra IT-stöd tillsammans!