Sekretessmarkering och brev

I denna text används begreppen sekretessmarkering och skyddad folkbokföring synonymt. Vi pratar alltså om alla som har någon form av skydd i folkbokföringen.

För generell information om hur vi hanterar (känsliga) uppgifter i våra system, se Arbetssätt och säkerhet

För information om hur detta praktiskt går till i SBR, se SBRs användarhandbok: https://sbr.biobanksverige.se/assets/anvandarhandbok.pdf

Sekretessmarkering

Samtyckesapplikationen för medborgare

I medborgarapplikationen kan personer som har sekretessmarkering hantera sina egna samtycken. Däremot kan de inte hantera sina barns då vi inte vill riskera att en eventuell annan vårdnadshavare får information som den personen ej ska ha tillgång till.
Barn som har en vårdnadshavare med sekretessmarkering eller själva har en sekretessmarkering går inte att hantera i samtyckesapplikationen för medborgare. Barnen visas aldrig utan istället får användaren information om att det kan finnas fler barn och att samtycken för dessa inte kan hanteras elektroniskt utan behöver hanteras med pappersrutin.

SBR

SBR hanterar personer med sekretessmarkering.

I dagsläget har vi personuppgifter för medborgare endast i samtyckeshanteringen.

Till skillnad från samtyckesapplikationen för medborgare hanterar SBR även t.ex. barn med sekretessmarkering då ärenden som inkommit på papper hanteras i SBR.

Det finns ingen markering i SBR då någon har sekretessmarkering, detta för att alla uppgifter om samtycken i SBR är känsliga personuppgifter och inte får spridas eller lämnas ut utan menprövning. Det är alltså ingen skillnad på hur man arbetar i SBR om någon har en sekretessmarkering eller inte.

Brevutskick

Som en del av samtyckeshanteringen skickar SBR ut brev via postens e-brevstjänst. Det blir alltså ett fysiskt brev till provgivaren (eller dess vårdnadshavare) vid t.ex. behov av komplettering.

Brevet skickas till provgivaren, eller till båda vårdnadshavarna om det provgivaren är ett barn. Om vårdnadshavarna har olika adresser skickas ett brev till varje vårdnadshavares folkbokföringsadress (eller t.ex. förmedlingsadress, se nedan), om vårdnadshavarna delar adress skickas ett brev. Brevet är adresserat “Till vårdnadshavare för X”.

Brev till personer med sekretessmarkering eller ungdomar

Det finns ett par specialfall i hur brev skickas.
I normalfallet skickas brev till provgivaren (eller dess vårdnadshavare) via postens e-brev.

Sekretessmarkering

Om ett brev ska skickas till någon med sekretessmarkering används den adress som finns i folkbokföringen. Det innebär att om personen har t.ex. en förmedlingsadress hos skatteverket är det denna som används. Som användare av SBR behöver man alltså inte göra någon extra hantering.

Om provgivaren är ett barn behöver brev alltid hanteras manuellt.

Ungdomar

Om provgivaren är under 18 år och själv har skickat in begäran om ändring av samtycke får vi inte skriva avsändare på brevet då detta inte får riskera att visas för vårdnadshavarna (som kanske inte känner till att deras barn sökt vård).
Postens e-brevstjänst har dock inte stöd för att skicka brev utan avsändare, så dessa brev behöver hanteras manuellt. Brevet skapas som en pdf på samma sätt som alla andra brev i SBR, men denna behöver skrivas ut och skickas via posten enligt respektive huvudmans rutiner.

Barn och sekretess

Om provgivaren är under 18 år och har en sekretessmarkering eller har en vårdnadshavare med sekretessmarkering behöver eventuella brev hanteras enligt huvudmannens rutiner vilket innebär att inga e-brev skickas, utan att man som i fallet ovan får en pdf som kan skickas ut enligt huvudmannens rutiner.