...
Digitalisera processen när forskare vill få tillgång till prov i biobank. Detta gäller både befintliga prov och nyinsamlade prov. Från insamling till uttag (ansökningar och avtal). Ett utredningsarbete behöver påbörjas för att rita upp processer och sedan bryta ner aktiviteten till funktionella delleveranser.
Kopplat till syfte med SBR
...
Överblick av pågående studier och kopplade avtal för både personal och forskare
Förenkla ansökningsprocessen för forskare
Mål: Färre frågor kring processen (t.ex. vilket avtal ska jag använda mig av) och kompletteringsrundorMinska
Minska administrationen- färre kompletteringsrundor
Nuläge: 85% av inkommna biobanksansökningar kräver komplettering.Minimera manuellt inmatningsarbete vid handläggning och ansökan för att spara tid och minska risken för felFörenklad handläggning
Nuläge: X timmars arbete per biobanksansökan (inklusive registrering av provsamling i SBR och avtalshantering)Handläggningsstöd genom processen för harmonisering
Intressenter
Verksamhet
ForskarePrimärt verksamhet
Sekundärt forskare (effektivare handläggningsprocess kommer att gynna forskare)
Preliminär tidplan
Q1- Q4 2024
...
Regional finansiering enligt samverkansavtal
För forskningsspecifik utveckling skulle VR-medel kunna användas.Vinnova
Resurser
Produktägare – 30% - 210.000
Arkitekt – 30% - 285.000
Utveckling – 130% - 2.145.000
Verksamhetsresurs: Handläggare RBC, Biobanksansvarig, Biobankssamordnare, Forskare
Planerat innehåll i en första leverans
Tjänst för sökanden
Ska stödja både svenska och engelska.
Stöd för att annan än den som signera ska kunna hantera och justera ansökan och att flera kan hantera samma ansökan.
Startsida för sökanden med vägledning i processen- beroende på vad sökanden ska göra
Möjlighet till förhandsgranskning av etikansökan och eventuell forskningspersonsinformation (uppladdning av dokument)
Hänvisning till rådgivning inför ansökan regulatorisk och operativ
Hantera, justera och skicka in initiala och ändringsansökningar för inrättande och tillgängliggörande av prov för forskning med ansvarig biobank inom regionen.
Notifieringar och stöd genom ansökningsprocessen
Möjlighet att kunna teckna avtal elektroniskt med Mobilt Bank ID och Freja eID+. (målsättningen är att även kunna teckna MTA i första leverans)
Överblick- påbörjade, inskickade och beslutade ansökningar, sammanställd dokumentation.
System för handläggare utredare
...
Startsida för mottagande av handlingar och ansökningar
Stöd för granskning av etikansökan och FPI utifrån checklista
Stöd för förhandsgranskning av dokumentation från LV utifrån checklistaStöd för strukturering av information som krävs för ansökan utifrån utifrån nya lagens process
Kontaktuppgifter till sökanden för att möjliggöra notifieringar
Möjlighet att flera handläggare/utredare inom och utom huvudmannen ska kunna hantera samma ansökan för att kunna hjälpa varandra
Granskningsstöd för ansökan biobanksansökan utifrån checklista
Spårbarhet för hela granskningsprocessen från förhandsgranskning granskning till skapande av avtal
Automatisk avtalsgenerering
Möjlighet att ladda ner uppskapade (ännu ej signerade) avtal för andra signeringslösningar än det systemet erbjuder.
Möjlighet att kunna teckna avtal elektroniskt med SITHS (målsättningen är att även kunna teckna MTA i första leverans).
Möjlighet att ladda ner kryptografiskt signerade avtal (PDF/A) för digital diarieföring.
Överblick av pågående studier och samlad dokumentation
...
Integration mellan BISKIT, SBR och SBR-Ingång för forskning för hantering av hela processen för biobanksansökan
Status
Pågående aktiviteter
...
Utredningsaktiviteter
- Kartläggning av processer och behov tillsammans
- Beslut från ledningsgrupp om prioriterad process.
- Genomlysning av behov av data med intressentgrupp
- Framtagande av skisser
- Genomgång av skisser tillsammans med referensgrupp
- Val av arkitektur- utvecklingsteamet
- Förslag på flödesschema tas fram inför workshop med verksamheten
- Workshop har genomförts med syftet att nationellt förankra planerad prioriterad process där verksamheten hade möjlighet att lämna synpunkter och ställa frågor.
Klart för leverans
Inom planerad tidsplan
...